Informacje na temat przetwarzania danych osobowych

Firma AIRSTOP.CZ, s.r.o. z siedzibą w: Praha 2, ul. Lublanska 40, kod pocztowy 120 00, REGON: 273 74 513, zapisana do Rejestru Handlowego prowadzonego przez Sąd Miejski w Pradze, oddział C, pod numerem 109285 (zwana dalej „AIRSTOP“ lub „administrator“)
jako administrator danych osobowych w związku ze świadczeniem swoich usług (usługi agencji turystycznej, tzn. pośredniczenie w oferowaniu wyjazdów sprzedawanych przez biuro podróży (organizator) oraz usługi komplementarne związane z tą działalnością – zwane dalej „usługami“) przetwarza dane osobowe swoich klientów oraz osób, które są objęte usługą lub osób, z którymi AIRSTOP posiada stosunek umowny, względnie osób zainteresowanych świadczeniem usługi (łącznie zwanych dalej tylko „podmiot danych“ albo „Państwo“).
Celem niniejszego dokumentu jest podanie Państwu – podmiotowi danych - informacji dotyczących przede wszystkim niniejszych kwestii:
- jakie dane osobowe AIRSTOP przetwarza i w jakich celach
- w jaki sposób AIRSTOP przetwarza dane osobowe
- komu AIRSTOP dane osobowe udostępnia
- jakie są Państwa prawa w stosunku do przetwarzanych danych osobowych i w stosunki do firmy AIRSTOP.

1. Tożsamość oraz dane kontaktowe

Administratorem jest osoba, która będzie Państwa dane przetwarzać.

Administrator: AIRSTOP.CZ, s.r.o.
Adres: Praha 2, ul. Lublanska 40, kod poczt. 120 00 Rep.Czeska
Nr telefonu: +420 227 072 600
Adres mailowy: info@airstop.cz
Adres stron internetowych: www.airstop.pl

W przypadku wykonywania praw, względnie jeśli podmiot danych będzie zainteresowany tym, żeby niektóre informacje zostały mu wyjaśnione, może skontaktować się z firmą AIRSTOP za pośrednictwem owych danych.

2. Dane osobowe, cele ich przetwarzania, do których są dane przeznaczone oraz podstawy prawne do przetwarzania
Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędną podstawą w przypadku stosunku umownego, do pełnienia obowiązków wynikających ze stosunku umownego, do realizacji obowiązków zgodnie z przepisami prawa, jak również w celu identyfikacji podmiotu danych. Po zawarciu umowy albo świadczeniu usługi niektóre dane osobowe przekazuje podmiot danych administratorowi obowiązkowo. Bez dostarczenia wymaganych danych osobowych nie można zawrzeć stosunku umownego ani go kontynuować (względnie świadczyć odpowiedniej usługi).

2.1 Pojęcie przetworzenia danych osobowych
Pojęcie przetworzenia danych osobowych obejmuje jakąkolwiek operację czy zbiór operacji z danymi osobowymi, które są przeprowadzane za pomocą lub bez pomocy działań automatycznych, takich jak zgromadzenie, zapis, uporządkowanie, wytworzenie struktury, zapisanie, dostosowanie lub zmiana, wyszukanie, wgląd, zastosowanie, udostępnienie poprzez przekaz, szerzenie lu jakiekolwiek inne udostępnianie, uporządkowanie lub kombinacja, ograniczenie, anulowanie lub zniszczenie.

2.2 Kategorie danych osobowych
AIRSTOP przetwarza następujące kategorie danych osobowych:
- dane identyfikacyjne oraz podobne dane podmiotu danych (zgodnie z charakterem świadczonej usługi – imię, nazwisko, tytuł, data urodzenia (w przypadku przedsiębiorcy również nazwa firmy, REGON oraz siedziba), obywatelstwo, rodzaj i numery dowodów tożsamości i pozostałych dokumentów urzędowych, adres kontaktowy, e-mail, telefon, względnie podobizny / zdjęcia)
- podpis
- względnie dodatkowe dane kontaktowe

2.3 Podstawa prawna do przetwarzania
Żeby firma AIRSTOP mógła przetworzyć dane osobowe, powinna posiadać tytuł prawny, na podstawie którego można przetwarzać dane osobowe. Każde przetwarzanie danych osobowych ma więc swój cel. Cele przetwarzania danych osobowych rozdzielane są następująco:
- cele, wobec których nie jest wymagana zgoda podmiotu danych – chodzi przede wszystkim o przetwarzanie, które jest niezbędne dla (i) realizacji umowy lub innych działań prawnych (świadczenie usługi), (ii) realizacja zobowiązań prawnych administratora oraz (iii) cele uzasadnionych interesów administratora
- cele, dla których można dane osobowe przetwarzać tylko na podstawie zgody podmiotu danych

2.4 Przetwarzanie danych osobowych do celów, co do których nie jest wymagana zgoda podmiotu danych
Przetwarzanie danych osobowych bez zgody podmiotu danych jest możliwe m.in. w następujących przypadkach:
- przetwarzanie, które jest niezbędne do realizacji umowy albo innych działań prawnych (świadczenie usługi)
- przetwarzanie, które jest niezbędne do realizacji obowiązku prawnego administratora
- przetwarzanie, które jest niezbędne do uzasadnionych działań administratora

2.4.1 Przetwarzanie, które jest niezbędne do realizacji umowy albo innych działań prawnych
Żeby można było zawrzeć stosunek umowny i zapewniać realizację wzajemnych praw i obowiązków (tzn. realizować odpowiednią umowę i świadczyć wymaganą usługę), niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych podanych zwłaszcza we wniosku o świadczenie danej usługi, w projekcie umowy, w umowie (albo w innym działaniu prawnym), jak i w dodatkowych dokumentach przekazanych lub przedłożonych administratorowi w związku ze świadczeniem umowy). W przypadku tego typu przetwarzania danych osobowych nie jest wymagana zgoda podmiotu danych.
Przetwarzanie danych osobowych, które jest niezbędne do realizacji umowy przez firmę AIRSTOP, zostaje przeprowadzane przede wszystkim dla poniższych celów:
- identyfikacja podmiotu danych
- aprobacja i zawarcie umowy / zamówienia
- ustalenie podstaw do zawarcia umowy lub przeprowadzania zmian w umowie
- realizacja stosunku umownego (zwłaszcza do świadczenia usług przez administratora łącznie z przetwarzaniem danych przez administratora)
- rejestrowanie oraz aktualizacja umów
- przechowywanie danych w systemach administratora
- przekazywanie danych osobowych osobom trzecim, które administrator używa w celu realizacji obowiązków wynikających z umowy, tzn. przede wszystkim:
- ubezpieczalniom, z którymi będą / były zawarte umowy ubezpieczeniowe odn. ubezpieczenia (zwłaszcza ubezpieczenia podróży) (patrz również umowa o podróż/ zgłoszenie)
- biurom podróży - organizatorom wyjazdu (patrz również umowa o podróż/zgłoszenie
- osobom, za pośrednictwem których administrator świadczy swoje usługi, lub z którymi administrator współpracuje przy świadczeniu usług (np. operator systemu rezerwacyjnego)

2.4.2 Przetwarzanie danych osobowych, które jest niezbędne do realizacji obowiązków prawnych firmy AIRSTOP
Podczas zawarcia oraz trwania stosunku umownego (względnie podczas świadczenia usług) należy stwierdzać oraz przetwarzać dane osobowe z powodu wykonywania zobowiązań określonych przez przepisy prawa. W przypadku takiego przetwarzania danych osobowych nie jest potrzebna zgoda podmiotu danych.
Przetwarzanie danych osobowych, które jest niezbędne do realizacji obowiązków firmy AIRSTOP, jest przeprowadzane w szczególności w następujących celach:
- wykonania obowiązków podatkowych i księgowych (łącznie ze związanym z nim obowiązkiem archiwizacji)
- współpraca z organami administracji publicznej (np. policja)

2.4.3 Przetwarzanie danych osobowych, które jest niezbędne do realizacji uzasadnionych interesów firmy AIRSTOP
Podczas zawarcia i trwania stosunku umowy (świadczenie usług) jest niezbędne przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji uzasadnionych interesów administratora. W przypadku takiego przetwarzania danych osobowych nie jest wymagana zgoda podmiotu danych.
Przetwarzanie danych osobowych, które jest niezbędne do realizacji uzasadnionych interesów firmy AIRSTOP, jest przeprowadzane szczególnie w poniższych celach:
- dochodzenie roszczeń prawnych z danego działania prawnego łącznie z dochodzeniem roszczeń na drodze pozasądowej oraz przekazanie danych osobowych osobom trzecim, które pracują na rzecz administratora
- sprawdzanie faktów dotyczących ocenienia możliwości uzyskania odpowiedniej usługi oraz ocena zdolności pełnienia wszelkich obowiązków związanych ze świadczeniem usługi
- potwierdzenie, iż podczas świadczenia swoich usług administrator postępował zgodnie z przepisami prawa z wykorzystaniem najlepszych praktyk
- zapobieganie ryzyku i zarządzanie nim (np. zapobieganie oszustwom, ochrona przed nadużyciem usług)
- administracja IT;
- przeprowadzanie działań marketingowych (bezpośredni marketing) odnośnie usług i produktów oferowanych przez administratora
- potrzeb wewnętrznych administratora dotyczących szczególnie śledzenia podmiotu danych, stwierdzania jakości usług, podwyższania jakości świadczonych usług, rozwoju nowych usług, przetwarzania danych osobowych do celów administracyjnych i ewentualne przekazywanie danych osobowych osobom trzecim, z których usług administrator w tym celu korzysta.

2.5 Przetwarzanie danych osobowych za zgodą podmiotu danych
Przetwarzanie danych osobowych, które w przypadku firmy AIRSTOP nie wynika z przepisów prawa, może być przeprowadzane wyłącznie za zgodą podmiotu danych. Wyrażenie takiej zgody jest całkowicie zależne od decyzji podmiotu danych. Jeżeli podmiot danych wyrazi/wyraził zgodę na przetwarzanie danych osobowych, cele przetwarzania oraz okres przetwarzania są / będą podane w zgodzie lub w owych informacjach na temat przetwarzania danych osobowych. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych udzielana jest na okres 5 lat.

2.5.1 Recenzje usług
Klienci AIRSTOP mogą za pośrednictwem programu lojalnościowego na stronach internetowych AIRSTOP opublikować ocenę świadczonych usług łącznie ze swoim imieniem, nazwiskiem, względnie również fotografią, która może zawierać dane osobowe, a zwłaszcza podobizny osób (zwane dalej „recenzje“). Przetwarzanie danych osobowych zawartych w recenzji jest przeprowadzane na podstawie zgody podmiotu danych, która zostaje przyznana przed wysłaniem recenzji. Zgoda na przetworzenie danych osobowych w recenzji udzielana jest na okres 5 lat. W ramach udzielenia zgody podmiot danych deklaruje, iż jest upoważniony do przekazania firmie AIRSTOP danych osobowych osób trzecich, które mogą być zawarte w recenzji.
Dane osobowe w recenzji mogą zostać publikowane na stronach internetowych AIRSTOP przez okres trwania zgody na przetwarzanie danych osobowych. W przypadku, iż podmiot danych odwoła swoją zgodę, firma AIRSTOP usunie dane osobowe z recenzji na stronach internetowych najpóźniej do 30 dni od dnia doręczenia odwołania zgody. AIRSTOP nie przekazuje recenzji następnym odbiorcom danych osobowych.

2.6 Komunikacja z klientem
Jeżeli podmiot danych komunikuje z firmą AIRSTOP za pośrednictwem różnych kanałów, a przede wszystkim za pośrednictwem telefonu, e-mailu, czatu oraz sieci społecznościowych, firma AIRSTOP przetwarza dane dotyczące komunikacji, która przebiegła, łącznie z rozmowami telefonicznymi z tytułu zawarcia lub realizowania umowy albo wprowadzenia do niej zmian (a więc bez Państwa zgody), przede wszystkim w celu:
- zarejestrowania i realizacji wymagań (zamówienia) podmiotu danych
- zmiany zamówionych usług
- informowania klienta o realizacji umowy (np. przekazanie ważnych informacji dotyczących wykupionego wyjazdu)
- potwierdzenia płatności
- ochrony praw firmy AIRSTOP wynikających z umowy

W tym celu firma AIRSTOP przechowuje dokumentację przez okres 1 roku po zakończeniu świadczenia usług.
W przypadku, iż firma AIRSTOP komunikuje z podmiotami danych w celu podwyższania jakości świadczonych usług, poprosi o udzielenie zgody na przetwarzanie danych osobowych, przy czym dokumentacja dotycząca odbytej komunikacji przechowywana jest przez okres 1 roku.

3. Kategorie odbiorców /odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe mogą zostać udostępnione / przekazane osobom trzecim, i to zwłaszcza (kategorie odbiorców):
a. podmiotom w ramach pełnienia ich obowiązków wyznaczonych przez administratorów przepisami prawa, np.:
- sądy, organy ścigania, organy podatkowe, komornicy sądowi
- Urząd Ochrony Danych Osobowych, Czeska Inspekcja Handlowa albo inne organy nadzoru wykonujące swoje uprawnienia ustawowe
- linie lotnicze w ramach pełnienia obowiązków wypływających z zapewnienia środków bezpieczeństwa podczas podróży do USA
b. podmiotom, jeśli jest to niezbędne w celu ochrony praw i prawnie uzasadnionych interesów - np.:
- sądy, sądy arbitrażowe, komornicy sądowi w zakresie niezbędnym do wysuwania roszczeń administratora
- podmioty, którym administrator zlecił dochodzenie roszczeń wypływających z umów albo innych czynności prawnych (kancelarie prawnicze);
- podmioty w ramach grupy (koncernu) AIRSTOP.CZ, która obejmuje następujące spółki: AIRSTOP.CZ, s.r.o. (REGON: 273 74 513) oraz AIRSTOP.SK, s.r.o. z siedzibą Grösslingová 11, Bratislava, kod pocztowy 811 09, Słowacja (REGON: 467 22 955) (zwana dalej „grupa AIRSTOP.CZ“).
c. podmiotom w ramach realizacji obowiązków wynikających z umowy, łącznie z realizacją praw stosunków umownych, np.:
- biura podróży – organizatorzy wyjazdów
- ubezpieczalnie, które realizują odpowiednie ubezpieczenia (przede wszystkim ubezpieczenia podróży)
- podmioty, za pośrednictwem których administrator świadczy swoje usługi albo korzysta z ich pomocy podczas świadczenia usług (np. operator systemu rezerwacyjnego)
- biura przedstawicielskie oraz agencje pośredniczące w wydawaniu wiz i podobnych dokumentów – wraz z którymi w ramach realizacji obowiązków wynikających z umowy AIRSTOP zapewnia na żądanie swoich klientów wydawanie wiz i podobnych dokumentów; w tym celu mogą być dane osobowe łącznie z kopiami dokumentów podróży i pozostałymi niezbędnymi dokumentami, wysyłane do dalszego przetwarzania do tzw. trzecich krajów, czyli poza teren Unii Europejskiej; przesyłanie wymienionych dokumentów przebiega zazwyczaj w formie elektronicznej
- podmioty w ramach grupy AIRSTOP.CZ
d. podmiotom, którym mogą być dane osobowe udostępnione/ przekazane na podstawie zgody podmiotu danych na przetwarzanie danych osobowych, np.:
- podmioty, którym przekazywane są dane osobowe w celu przetwarzania marketingowego.

4. Okres przechowywania danych osobowych
Administrator przechowuje dane osobowe przez okres 5 lat od zakończenia świadczenia usługi podróży lub od ukończenia stosunku umownego, o ile przepisy prawa nie nakazują dłuższego okresu przechowywania danych osobowych. W przypadku, kiedy administrator przetwarza dane osobowe na podstawie zgody podmiotu danych, okres przechowywania danych osobowych zostaje podany w stosownej zgodzie na przetwarzanie owych danych.
W przypadku, kiedy nie dojdzie do zawarcia stosunku umownego, okres przechowywania danych osobowych wynosi 1 rok, o ile przepisy prawa nie nakazują dłuższego okresu przechowywania danych osobowych.

5. Prawa podmiotu danych
Podmiot danych ma w ramach warunków ustalonych przez przepisy następujące prawa:
- wymaganie od administratora dostępu do danych osobowych (tzn. przede wszystkim wymaganie od administratora informacji dotyczących tego, jakie dane osobowe administrator o podmiocie danych przetwarza), ich poprawienie i usunięcie, względnie usunięcie ich przetwarzania
- przenoszenie danych osobowych do innego administratora, o ile z technicznengo punktu widzenia jest to możliwe
- w przypadku, kiedy przetwarzanie danych oparte jest na wydaniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, na możliwość odwołania tej zgody kiedykolwiek
- zgłoszenie sprzeciwu wobec przetwarzaniu danych osobowych, o ile dane osobowe nie są przetwarzane na podstawie udzielonej zgody (łącznie z przetwarzaniem danych osobowych dla celów bezpośredniego marketingu na podstawie tytułu prawnego uzasadnionych interesów);
Wymienione prawa mają zastosowanie przez podmiot za pośrednictwem danych wymienionych w art.1 niniejszego dokument.
Podmiot danych jest również upoważniony do wniesienia skargi przeciw administratorowi do urzędu nadzorczego – Urzędu Ochrony Danych Osobowych pod adresem: ul. Pplk. Sochora 27, kod poczt. 170 00 Praha 7 (strony internetowe urzędu: www.uoou.cz).